Waarom projecten maar niet willen slagen

Print Friendly, PDF & Email

Projecten doen het niet zo goed bleek tijdens de BPUG nieuwjaarssessie “Let’s go 2021!”. Sprekers Hennie Portman en Antonio Nieto-Rodriguez haalden beiden diverse onderzoeken aan waaruit blijkt dat projecten (“gewoon” of Agile) matige resultaten halen en dat dit al lang zo is. Dit ondanks dat we al zo lang en zo hard werken aan het opleiden, trainen, certificeren, enzovoort. Het cultuurverschil is de boosdoener. Hieronder de cijfers over projectresultaten in het beeld.

 SuccesvolBetwistGefaald
Agile42%50%8%
Gewoon26%53%21%
bron: Standish Chaos Report 2018

Wat gaat er dan mis?

In veel organisaties blijven enerzijds de omgeving van de projecten en anderzijds de reguliere processen en afdelingen sterk gescheiden. Er is een enorm cultuurverschil. In de Agile wereld wordt dat al jaren beschouwd als de belangrijkste reden voor mislukking. Maar ook voor “gewone” of traditionele projecten geldt dat de projectenwereld wordt gedreven door verandering in de toekomst met een focus op innovatie en transformatie. De reguliere organisatie daarentegen wordt gedreven door operationele processen en het efficiënt uitvoeren daarvan.

Cultuurverschil is de boosdoener

Deze scheiding van werelden leidt tot de volgende twee oorzaken voor al dat falen.

Een succesvol project volgt de dubbele cirkel. Wanneer er één breekt, faalt het project.

Bovenaan zit de top van de organisatie waar de strategie wordt bepaald en van waaruit de doelstellingen worden gecommuniceerd. Vanuit de organisatiedoelen ontstaan projecten wat resulteert in de implementatie van de projectresultaten in de operationele processen die op hun beurt de klanten en gebruikers bedienen.

Als eerste oorzaak zien we de gebrekkige inbedding van de projecten in de organisatie vanwege het cultuurverschil. Projecten hebben onvoldoende een eigen plek en worden ook onvoldoende aangestuurd. De projectwereld voelt dat en probeert het dan maar zelf op te lossen. Ze zoeken standaarden, methoden e.d., volgen die graag op, maar dat blijft snel hangen op de grenzen met de buitenwereld. Dus gaan we het nog harder zelf proberen. Zo ontstaat de project-cocon. Met onvoldoende steun vanuit de top is er ook onvoldoende beschikbaarheid van mensen en middelen. Ook onvoldoende sturing. Daar breekt de cirkel tussen de top en de projectteams.

De tweede oorzaak ligt bij het communiceren met de klant/gebruiker. Dat is niet dezelfde wereld en het vraagt een andere “taal”, een andere manier van werken. De voorgeschreven methoden zeggen er niet veel over. Dat leidt tot lastige implementatie of moeizame omgang met wijzigingen. Dat is waar de cirkel breekt tussen projectteams en de afdelingen die de voordelen moeten genieten van de projectresultaten ten behoeve van de klant.

Zo ontstaat er ontevredenheid alom. Het project is ontevreden met de middelen en het management, de klant/gebruiker voelt zich in de steek gelaten en het management had meer van het project verwacht. Dat terwijl de steeds sneller veranderende wereld om meer en betere projecten vraagt die steeds sneller waarde moet opleveren.

Hoe kunnen we het beter doen?

Doorbreek het project-cocon. Dat vraagt verder kijken dan de PRINCE2-manual of het Agile manifesto. Tijdens de BPUG-sessie bleek dat Portman en Rodriguez het helemaal met elkaar eens zijn. De oplossing ligt volgens hen op de volgende gebieden:

  • De PRINCE2 manual (of Agile-aanpak) aanpassen aan de eigen organisatie; beter in laten passen dus. En rekening houden met het feit dat er binnen één organisatie wellicht wel drie of vier verschillende soorten projecten zijn. Die hebben dan ieder hun eigen werkwijze.
  • Het voortraject (onderzoeksfase) en het na-traject (implementatiefase) beter integreren in de projectaanpak om zo het contact met de klant/gebruiker beter vorm te geven.

Daar zijn we het vanuit onze eigen Oppidum ervaring helemaal mee eens. Toch willen we nog een heel belangrijk element toevoegen welke in de BPUG-sessie kort werd genoemd, maar minimaal werd behandeld. Het voorwaarde scheppende element als onderdeel van de oplossing.

Overbrug het cultuurverschil

Het is noodzakelijk om het cultuurverschil te overbruggen door de reguliere wereld en de projectwereld bij elkaar te brengen met een gebruikerswerkgroep die de twee hiervoor genoemde oplossingen gaat realiseren. Projectmensen, leidinggevenden en gebruikers (of vertegenwoordigers) gaan in een werkgroep samen de problemen oplossen. Zo leren ze elkaar kennen, worden uitdagingen collectief aangepak en worden de oplossingen breed gedragen. In de nieuwe MSP-manual heet dat “communities of practice”.

Op deze manier kun je het projectcocon doorbreken. Alleen door projecten een eigen en duidelijke, erkende plek te geven kan er zinvol tussen de top en de projecten worden gecommuniceerd. Dan kan de doelstelling en de verwachte bijdrage (het voordeel, de waarde) goed overeengekomen worden en onderweg gebruikt worden als stuurmiddel. Ook de plek en omgang met klant/gebruiker is belangrijk. Lastig omdat die soms niet tot de eigen organisatie behoort en vaak een andere ‘taal’ spreekt. Dat vraagt inspanning van beide zijden om tot elkaar te komen, maar daarvoor zijn in de kwaliteitswereld en de designwereld mooie werkvormen voor gemaakt. Steve Jobs van Apple zij het lang geleden al zo mooi: “Een klant weet niet wat er kan totdat jij het hem laat zien.” Dus praat met elkaar! Dat is de kern van deze werkgroepen en de enige manier om de cultuurbarrières te overbruggen.

Het verbeterpad

Als je naar de theorie van het veranderen kijkt moet je nog wel een aantal andere dingen doen, maar dit zijn wel de drie hoofdpunten. Bij Oppidum hebben we dat samengevat als “Het Verbeterpad”.

  • Stap 1 daarvan is bezielend leiderschap; nodig om die verandering in gang te zetten.
  • Stap 2 is “continue verbetering”, daarvoor is die gebruikerswerkgroep nodig.
  • Stap 3 van het verbeterpad is “inbedding aanpak”; daarin zit de op maat gemaakte projectaanpak om betere inbedding te realiseren en betere omgang met klant/gebruiker.

Voor meer achtergrond over het verbeterpad, lees de blog “Succesvolle Agile implementatie: begint met leiderschap.”

Oppidum, changemakers

Waar we kunnen helpen doen we dat graag als Oppidum. We geven trainingen en coachen stuurgroepen en management. Helpen de nieuwe organisatie vorm te geven, klantinbreng te verbeteren of de werkgroepen te ondersteunen. Alle drie de onderdelen van het model zetten we in om uw project-prestaties te verbeteren.