Veranderingen vormgeven met inzet van de Gideonsbende

Print Friendly, PDF & Email

Bij veranderingen van de organisatie of het verbeteren van projectprestaties begint het met bezielend leiderschap. Er is actieve deelname nodig van de top om de verandering in gang te zetten als basis voor succes. Maar hoe ga je de verandering of verbetering dan vormgeven? Die leiders gaan samen met projectmanagers en projectuitvoerders een proces van continue verbeteren starten. Daarvoor wordt een kerngroep ingezet; de Gideonsbende.

Continue verbeterproces

Leiders nemen het initiatief met het opzetten van een verbeterstructuur samen met werkgroepen. In die werkgroepen bewegen allerlei mensen die betrokken zijn bij verschillende projecten. Zij gaan samen leren, samen evalueren en samen verbeteringen maken die ze daarna ook implementeren. Vergelijkbaar met het aloude continue verbeteren uit de jaren ‘80 toen kwaliteit aan haar opmars bezig was. Denk aan de Quality Circle van Ishikawa en Juran. Toch is het niet alleen het evalueren, verbeteren en implementeren maar vooral ook het communiceren daarover. Het communiceren en motiveren ligt bij de leiding. De noodzaak tot deze extra inspanningen moet duidelijk worden gemaakt, daarbij ook de visie voor de beoogde oplossingen en het uitdragen van de eerste successen. Het werk voor de werkgroepen is dus een combinatie van verbeteren, leren en communiceren. Een proces van continue verbeteren.

Communicatie vanuit een kerngroep

Als de werkgroep de verbeteringen niet actief deelt zal de organisatie daar weinig mee opschieten. Bij veel organisaties zien we daarom een groep van werkgroepen ontstaan om transparantie te krijgen. Een kerngroep die samenwerkt met de (bezielende) leiding aan de hoofdlijnen en werkt aan de communicatie. Daarnaast bewegen dan werkgroepen die op deelgebieden aan de oplossingen gaan werken. Juist zo’n brede opzet van de werkgroep, met meerdere afdelingen en meerdere lagen in de hiërarchie, zorgt voor het uitdragen van de bezieling en voor acceptatie en implementatie van de oplossingen.

Opleiden van projectleden

Vaak gaan de werkgroepen samen op cursus. Alleen de standaard theorie cursussen is niet voldoende. Het gaat juist om de toepassing van de theorie en de uitwerking in de praktijk. Alleen de bekende praktijk is ook niet voldoende. Ze moeten juist kijken naar inbedding van de projecten in de organisatie en het omgaan met belanghebbenden.

  • Bij de inbedding en aansturing van de projecten gaat het om opdrachtgeverschap (stuurgroep en relatie stuurgroep – PM), en met name over business-cases, verantwoording bij faseovergangen en wijzigingen en bij de overdracht en afsluiting.
  • Bij het omgaan met belanghebbenden gaat het over het belang van specificaties; wat is het probleem voor de belanghebbenden en welke eisen gelden voor de oplossing? Hoe moeten zij later gaan werken met die oplossingen? Hoe worden zij daarop voorbereid en hoe worden zij betrokken bij wijzigingen?

Voorbereiden op de verandering

Voordat de werkgroepen beginnen aan de verbeteringen moeten dus veel voorbereidingen worden getroffen. Opzetten van de verbetercycli en systematiek, verdiepen in de problemen en visie voor oplossing, en specifieke voorbereiding op twee belangrijkste verbetergebieden. Na deze voorbereiding kan worden gestart met de verbeteringen zelf. Dat werk kan alleen als de mensen uit de praktijk erbij betrokken zijn. Vandaar dat het nieuwe MSP (versie 5) spreekt over `communities of practice` of gebruikersgroepen.

Faciliteren van bijeenkomsten

Werkgroepen of gebruikersgroepen kosten tijd. Ze moeten bij elkaar komen, elkaar leren kennen, samen evalueren, samen op cursus en verbeteringen inzetten. Toch is onze ervaring dat die inspanning de moeite meer dan waard is. Een goede praktische aanpak helpt enorm.

Op de eerste plaats is het kiezen van een standaard moment van samenkomen belangrijk. Vaak een lunchpauze waar men gezamenlijk problemen kan bespreken, evaluaties analyseren, oplossingen beoordelen enz. Volhouden met een standaard moment geeft ook aan dat de leiding belang hecht aan die samenkomst. Anderzijds is het (uitgebreide) lunchmoment een mooie onderbreking van de dag zonder al te veel inbreuk te maken op reguliere afspraken.

De Gideonsbende of kerngroep komt dan vaak ook op een ander moment bij elkaar. Regelmatig zagen we dat dit op een late middag/ avond was, aansluitend op het normale schema. Ook dit om reguliere afspraken zo min mogelijk te verstoren. De extra inspanning van deze groepen moet wel merkbaar beloond worden bijvoorbeeld met iets lekkers bij de meeting en de participatie van management-teamleden. Erken de extra tijdsinvestering ook in de administratie waar later iets tegenover kan staan.


Gideonsbende

Gideonsbende

Dit woord wordt gebruikt als aanduiding voor een kleine groep strijdbare personen, die meestal als voorhoede van een grotere groep optreedt. Het woord is afgeleid van een verhaal dat wordt beschreven in het bijbelboek Richteren. Daarin krijgt Gideon de opdracht van God om niet zoals gewoonlijke met duizenden tegelijk aan te vallen overdag, maar om ‘s nachts met driehonderd man aan te vallen slechts gewapend met een hoorn en een fakkel. De opzet lukte en de vijand werd verslagen, niet door strijd maar door angst.


Samenwerken in een open sfeer

Vanuit Oppidum hebben we dit soort groepen en bijeenkomsten vaak begeleid en het is opvallend hoeveel schroom er is om onderling openhartig te werk te gaan. Vaak beginnen we daarom met de eerste probleemanalyse. Die bespreken geeft al discussie; laat vervolgens de deelnemers stukken voorbereiden en delen. Zo ontstaat een sfeer van openheid en oplossingsgerichtheid. Politieke- en machtsverhoudingen blijven zo op de achtergrond. Het gaat vooral om samen analyseren en samen oplossingen uitwerken. Want het werk gebeurt in een dynamische omgeving met beïnvloeding door organisatorische structuren, systemen, gegroeide verhoudingen, individuele prestaties, alsmede invloeden van buitenaf. Vaak gaan mensen hun rol en plek daarin zien, maar dan moet je ze eerst het totale plaatje presenteren. Pas als ze dat zelf goed begrijpen komen impliciet allerlei elementen van de gewenste verandering aan bod.