Succesvolle Agile implementatie: begint met leiderschap

Print Friendly, PDF & Email

Als Wetenschappelijke Raad van Oppidum volgen we al jaren de wetenschappelijk onderzoeken over projectmanagement. Regelmatig doen we ook mee in die onderzoeken die raken aan onderwerpen binnen het domein van management en leiderschap. Zo willen we onderbouwen wat we adviseren en trainen. Naast die officiële onderzoeken kijken we ook naar publicaties van vakbroeders over hun ervaringen. Het blog van SCRUM inc over succesvolle implementatie van SCRUM  is zo’n publicatie. In het kort zegt het blog het volgende.


Barrières die je moet overwinnen om tot succes te komen volgens SCRUM inc.

  1. Leadership Particiation vs. Buy-in | Leiders moeten niet alleen zeggen dat het een goed idee is, maar vooral zelf Agile worden en dat uitstralen.
  2. Make your Product lifecycles Agile | In het Agile proces zit het goedkeuren van producten al ingebakken. Ga dit niet nog een keer overdoen bij fase overgangen van de traditionele projecten.
  3. Use an Agile driven Planning/Budgeting cycle | Budgetten moeten vaker en dynamischer aangepast worden om Agile werken te faciliteren; niet alleen maar 1x per jaar.
  4. Refactor your Procurement Process | Inkoopprocessen moeten snel kunnen reageren in een agile omgeving en samenwerken met Agile teams
  5. Developing Agile people and resourcing practices | HR systemen moeten Agile rollen ondersteunen. Incentives moeten aansluiten op de Agile manier van werken.
  6. Organization design | De organisatie moet ondersteuning bieden aan Agile werken. Cross functional teams moeten snel gecreëerd kunnen worden
  7. Create an Agile workspace | Regel een werkomgeving die Agile werken ondersteund. Zowel qua locaties als voor gereedschappen.

Conclusie: Agile implementatie is een reis die nooit eindigt.

Bron: https://www.scruminc.com/leaders-guide-successful-agile-transformation/


Het verbeterpad

Bij Oppidum werken we vaak aan implementatie van beter projectmanagement, of dat nu Agile is, of traditioneel, programma’s en portfolio’s. Wij adviseren over de volle breedte. Het is opvallend dat de factoren die Jacobs voor SCRUM noemt zo overeenkomen met de factoren die wij in de dagelijkse praktijk en in ander onderzoek tegenkomen. Deze factoren hebben wij gebundeld tot wat wij noemen “het verbeterpad”. Al het onderzoeksmateriaal en de resultaten daarvan hebben we samengevat in een boek dat midden volgend jaar wordt gepubliceerd.

De succesfactoren van “het verbeterpad” zijn aangegeven in volgende model:

Het verbeterpad model

Bezielend leiderschap

Uit onderzoek en de praktijk blijkt steeds maar weer dat de belangrijkste succesfactor gaat over leiderschap. Ook bij SCRUM inc. is dit factor nummer één. Er is een groot verschil tussen accepteren dat een deel van de organisatie Agile is (of projectmatig werkt) enerzijds en deze actief leiden en eraan meewerken anderzijds. Dat verschil in houding en effort bepaalt of de verschillende werkwijzen blijven botsen of haperen omdat de verschillen tussen de functionele organisatie en project zo groot zijn, of dat die verschillen overbrugd worden omdat er actieve ondersteuning en ook actieve participatie is vanuit de top. Dus ook de top moet Agile of projectmatig werken en daarin het voorbeeld geven, ruimte creëren, mogelijkheden (resources) scheppen enzovoorts. Daarom is de belangrijkste factor tot succes bezielend leiderschap. Uit onderzoek is gebleken dat zonder actieve deelname van de top het zeer lastig wordt om met Agile werken waarde toe te voegen.

Onze ervaring is dat als de top actief meedoet, ze ook zichtbaar de verandering uitdraagt hetgeen de acceptatie vergroot om het agile denken te adopteren. Maar ook dat werkgroepen, die bezig zijn met de nieuwe methoden te leren en te implementeren, zich gesteund voelen en de top feedback durven geven om problemen rond de aanpak op te lossen en te verbeteren. Zo versterken de betrokkenen elkaar in plaats van de afstand die ontstaat bij een niet-betrokken top.

Continue verbeteren

Het tweede onderdeel gaat over samen evalueren en aanpassen. Dat is de basis voor verbeteren. Regelmatig kijken hoe de processen lopen, wat de resultaten zijn en identificeren wat beter kan. Dan ook daadwerkelijk die verbetering doen in de volgende iteratie of fase. Jacobs besteed daar niet zoveel aandacht aan (anders dan nadruk op betrokkenheid PZ). Maar in onze ervaring is juist het formeren van werkgroepen die samen de nieuwe werkwijzen uitwerken, rollen definiëren enzovoorts van groot belang zijn. Zij bedenken die nieuwe werkwijze, maar gaan die ook werkelijk toepassen, evalueren en verbeteren, steeds opnieuw. En zij gaan de discussie aan met de leiding, initiëren aanpassingen in structuren en starten trainingen. Veel van onze klanten hebben zo’n werkgroep. De betrokken Agilisten en projectleden ervaren dat als grote steun en bron van succes.

Aanpak inbedden

Het volgende onderdeel dat leidt tot succes is het inbedden en aansturen van projecten en Agile in de organisatie. Over het hebben van de capaciteiten om het Agile framework (methode) op een effectieve manier in te zetten. Denk aan systemen, structuren en aansturing van projecten en Agile binnen de organisatie. Jacobs wijt er wel 5 succesfactoren aan:

  1. Productlevenscycli moeten passen bij agile cycli
  2. Planning en budgettering ook aanpassen aan Agile
  3. Inkoopprocedures passend maken met Agile
  4. Organisatie aanpassen om voldoende support te geven (= inbedding)
  5. Werk omgeving geschikt maken voor Agile teams om in te werken

Zeker bij Agile, maar ook wel bij projecten, ontstaan vaak wrijvingen tussen de bestaande organisatie en de nieuwe Agile- of projectwerkwijze. Neem inkoop als voorbeeld. Voor Agile moet je snel reageren, vaak duren standaard inkoopprocessen te lang om binnen een paar iteraties een nieuwe leverancier aan boord te hebben. Vandaar dat inbedding een belangrijke factor vormt. Een andere belangrijke factor is de aansturing van de Agile/projectteams. Functioneert de (project) stuurgroep goed of kunnen Scrum Masters en Product Owners wel functioneren in hun nieuwe rol als ze niet de “manager” zijn in de functionele organisatie?  Zonder optimalisatie van de methode blijft het agile werken stroperig en moeizaam.

Hieraan gerelateerd is de succesfactor van de relatie tussen teams en het omgaan met belanghebbenden. Hier bedoelen we met name de gebruiker, de klant. Jacobs geeft aan dat het contact met gebruikers bij projecten en Agile anders en sneller is dan in de traditionele aanpak van marketing. Zonder die contacten, of sterker nog; zonder inleving in de wereld van gebruiker/klant gaan de Agile- of projectactiviteiten stokken. Het is heel frustrerend om snel iets te ontwikkelen en toch te moeten wachten op formele fase-goedkeuringen of formele klantcontact momenten.

Het blog van SCRUM inc. sluit af met de oproep dat de implementatie nooit klaar is. De knelpunten van morgen zijn anders dan die van vandaag. Een dynamisch proces, dus blijf aanpassen. Een mooie link naar het belang van continue verbeteren. Of op z’n Engels: Continuous Improvement. En een mooie oproep om niet op te geven, ga door!

Oppidum, changemakers

Waar we kunnen helpen doen we dat graag als Oppidum. We kunnen trainen, maar ook stuurgroepen of de leiding coachen. Helpen de nieuwe organisatievorm te geven, klantinbreng te verbeteren of de werkgroepen te ondersteunen. Alle drie de onderdelen van het model zetten we in om uw prestaties te verbeteren.