Online team meeting

Samenwerken op afstand in een Agile team

Print Friendly, PDF & Email

Organisaties zijn noodgedwongen gaan werken op afstand. Dat is een proces van doen, evalueren en aanpassen om tot een situatie te komen waarin samenwerken via beeldbellen effectief wordt. In de BPUG-sessie ‘Samenwerken door het scherm heen’ werden creatieve manieren gedeeld om dat zo goed mogelijk te kunnen doen. Met belangstelling heb ik deelgenomen aan de sessie omdat ik in de afgelopen 8 jaar op afstand heb samengewerkt op afstand in een Agile team. Daarnaast zat het grootste deel van de stakeholders ook op afstand in allerlei plaatsen in de wereld. Wat voor anderen een grote omslag was, is voor mij dagelijkse praktijk. Dus vroeg ik me af: Is het nu echt zo lastig om die transitie te maken naar samenwerken op afstand in een Agile team?

Verbondenheid ervaren

Werknemers in organisaties die veel samenwerken op een kantoorlocatie zullen het moeilijker vinden om de omslag te maken naar werken op afstand. Het is lastig om een dergelijke transitie door te maken in de manier van samenwerken en communiceren met je teamleden. De fysieke aanwezigheid van teamleden, wat een extra dimensie geeft aan samenwerken, maakt dat individuen zich meer verbonden voelen met elkaar, met het werk en met de organisatie. Hoe kunnen we die verbondenheid in een Agile team dan creëren en ervaren door het scherm heen? Hieronder een aantal suggesties.

Voorbereiding en proces begeleiding

Het organiseren van digitaal samenwerken vergt een goede voorbereiding en een duidelijke structuur tijdens meetings. Het moet vooraf duidelijk zijn wat het doel is van de online meeting, hoe lang deze duurt en wat de rol van ieder teamlid is. Steek hier voldoende tijd in, want een goede voorbereiding is cruciaal omdat je digitaal minder kunt improviseren. Je kan het Scrum framework gebruiken om het werk te organiseren. Dat geeft al een voorsprong omdat de Scrum-gerelateerde meetings vastliggen in sprints. Dit geeft rust en duidelijkheid waarbij alle teamleden weten wat er van hen wordt verwacht. Wat dat betreft maakt het dus niet uit of deze offline of online plaatsvinden.

Wat wel uitmaakt is hoe de online meetings verlopen. Bij uitstek iets waar de Scrum Master zich voor moet inzetten. Hoe voorkom je bijvoorbeeld dat de meeting wordt gedomineerd door de extraverte teamleden? Gebruik bijvoorbeeld de individuele chat in het meetingsysteem om te sturen. Dit vraagt wel om multitasking tijdens de bijeenkomst. Je bent dan procesbegeleider van het gesprek. Betrek eenieder op een natuurlijke wijze en geef extra aandacht aan de stillere teamleden.

Wanneer het aantal deelnemers in een online meeting omvangrijker wordt, raad ik aan om één of meerdere facilitators in te zetten. Zo kun je het proces en het gebruik van de techniek in goede banen leiden. Als Scrum Master houd je dan makkelijker de regie. Bij een Sprint Review meeting is de groep groter vanwege de deelname van stakeholders. Scrum Master en Product Owner trekken samen op met daarnaast een facilitator ter ondersteuning. Bij Scaled Agile meetings zoals de PI Planning hebben we het over een serieus grote omvang. De Release Train Engineer organiseert en begeleidt dit evenement samen met de Scrum Masters en een logistiek team.

Staand achter het scherm

In mijn blog genaamd ‘We zijn met z’n allen Agile gebrainwasht’ spreek ik over het tonen van leiderschap waarbij je scherp moet zijn op signalen die je waarneemt via non-verbale communicatie. Als teammanager of Scrum Master is het belangrijk om gevoel te houden met alle teamleden zodat je opmerkt of iemand ergens mee zit. Waar dat op kantoor makkelijker is, is het van achter een scherm veel moeilijker te lezen wat iemands houding en lichaamstaal is. De dagelijkse stand-up meetings zijn een goed instrument om signalen op te pikken, maar het wordt lastiger wanneer we alleen maar schouders en hoofd kunnen zien. Vraag je teamleden om, indien mogelijk, de camera zo te richten dat diegene ook staand zichtbaar is en dus allemaal staand de Stand-up meetings te doen. What’s in the name?

Unmute

Een zorg in digitaal samenwerken is het kunnen voeren van gesprekken in groepsverband waar meer diepgang nodig is. Je mist de dynamiek en het groepsgevoel met non-verbale communicatie zoals houding. Ook kleine geluiden als een lach of een begrijpend “uhumm” zijn niet hoorbaar, want we hebben afgesproken dat je op mute staat als je niet aan het woord bent. Hoe groter de groep, hoe sneller we genoodzaakt zijn om de mute-knop te gebruiken. In kleinere groepen kun je mogelijk wel allemaal zonder geluidsonderdrukking met meer interactie overleggen. Als middel kun je een grotere groep opdelen in kleinere groepen met gerichte opdrachten om zo te zorgen voor meer dynamiek, betere verbinding en diepgang. Het gebruik van een ‘break-out room’ kan dit in grote mate faciliteren. Zo kom je een heel eind, maar toch zal het gemis van elkaars fysieke aanwezigheid niet helemaal kunnen worden ondervangen.

Virtuele koffie

Tijdens de BPUG-sessie werden ook leuke suggesties gedaan voor sociale online activiteiten voor teams om de verbondenheid binnen het team te blijven stimuleren. Agile teams hebben al een dagelijkse meeting standaard in hun agenda staan. Dat is routine, maar het napraten bij de koffieautomaat is weggevallen. Rek de Daily Stand-up op met een extra kwartier voor gesprekken vrij van vorm. Die kunnen gaan over werk, gerelateerd aan de organisatie of juist over persoonlijke ervaringen. Mocht de stand-up meeting nog niet in de ochtend staan gepland, verplaats die dan om de dag gezamenlijk te beginnen met een virtuele koffie. Praat over koetjes, kalfjes en werk.

Zo kom je meer van elkaar te weten en dit geeft je meer gelegenheid om ook non-verbale signalen op te pikken. Als teammanager of Scrum Master kun je tijdens 1-op-1 gesprekken ingaan op de signalen die je hebt gekregen om te luisteren en te coachen. Maak regelmatig tijd vrij buiten de geplande Agile rituelen voor deze informele contactmomenten met leden van het team.

Online Vrijmibo

Als uitsmijter nog een aantal suggesties uit de BPUG-sessie voor online teambuilding evenementen. Plan bijvoorbeeld themabijeenkomsten waar teams van elkaar kunnen leren of die helpen bij persoonlijke ontwikkeling. En de, door Nederlanders zo gekoesterde, vrijdagmiddagborrel kan prima online worden gehouden. Zorg voor elementen van FUN met bijvoorbeeld een Pubquiz, een potje online Catan of een Bingo. Dan zijn er natuurlijk ook mooie prijzen te winnen!

Ik ben erg benieuwd hoe het jullie vergaat met het digitaal Scrummen. Andere toffe suggesties hoor ik graag!