Rally rijden is net als projectmanagement een teamsport

Print Friendly, PDF & Email

Ik heb een niet alledaagse hobby, namelijk de rallysport. Dat doe ik niet alleen maar met een team met een diversiteit aan kennis en competenties. Voor mij is het rijden van een rally vergelijkbaar met de implementatie van een project in een professionele organisatie. U vraagt zicht vast af, “wat heeft rally rijden nu te maken met projectmanagement?” Eigenlijk alles. Rally rijden is net zoals projectmanagement een teamsport. Eenieder binnen het team heeft een set aan taken die op elkaar moeten worden afgestemd. Er liggen risico’s op de loer en je hebt elkaar nodig om heelhuids de finish te halen. Ik ben Götz Pfauder, Oppidum partner van het eerste uur, en in deze blog leg ik uit waarom het voor projectmanagers goed is om iets te leren over rally rijden.

Wat is rally rijden precies?

Er bestaat wat verwarring over wat rally rijden is. Zo zijn er de oriëntatie-, kaartlees- en regelmatigheidsrally’s waarin een parcours wordt gereden op de openbare weg met een lage gemiddelde snelheid. Dit type rally’s laten we buiten beschouwing in deze blog. Het zijn juist de snelheidsrally’s waar ik graag aan deelneem in mijn vrije tijd.

De snelheidsrally

Deze rally heeft zogenaamde klassementsproeven die plaatsvinden op afgesloten openbare wegen. Het is de bedoeling om deze snelheidstrajecten zo snel mogelijk af te leggen. Tijdwaarneming wordt op 0,1 seconde nauwkeurig gedaan. Vaak is het toegestaan om de het parcours maximaal 2 maal van tevoren te verkennen en  ‘pacenotes’ te maken. De route tussen de klassementsproeven vinden plaats op openbare wegen die niet zijn afgesloten. De deelnemers moeten zich ook strikt houden aan de geldende verkeersregels. De auto’s dienen APK gekeurd en WA verzekerd te zijn. De deelnemende auto’s hebben een speciale kooiconstructie, een brandblusinstallatie en kuipstoelen met 6-punts veiligheidsgordels. De beide leden van een equipe moeten goedgekeurde helmen, overalls en brandvrij ondergoed dragen, net als in de Formule1. Tussendoor is er de mogelijkheid om onderhoud en reparatie uit te voeren aan de rallywagens op speciaal ingerichte serviceterreinen. De equipes krijgen een strak tijdschema. Afwijkingen hiervan worden bestraft met bijtelling van tijd. Meer dan 15 minuten te laat betekent einde rally!

Rally auto

Het rally-programma

Aan het begin van elk jaar bepaal je welke rally’s je wilt gaan rijden. Net zoals in professionele organisaties wordt door het management bepaald welke projecten (rally’s) er voor dat jaar op de kalender komen te staan (A3, op basis van beschikbare resources/ tijd en budget). Op basis daarvan wordt met het team afgestemd of dit realistisch en haalbaar is. De teamleden (monteurs, rijder en navigator) hebben naast deze hobby ook nog andere ‘verplichtingen’.

Het rally-project

Is eenmaal de voorlopige kalender vastgesteld, zal er per rally vooraf een projectplanning worden opgesteld. Welke reparaties en verbeteringen moeten er aan de rallywagen gebeuren. Een ‘to-do’ lijstje (MoSCoW) wordt opgesteld en in overleg met de monteurs wordt dit volgens de Kanban methode aangepakt. Levertijden van speciale onderdelen spelen een grote rol. Hier moet dus rekening mee worden gehouden (afhankelijkheden).

Voor service en onderhoud tijdens de rally neem je gereedschap en reserveonderdelen mee. Er kan altijd iets stuk gaan. Het kan al fout gaan op een onderdeel van één Euro. Heb je dat niet bij je dan is de kans redelijk groot dan je uitvalt. Aan de andere kant heb je ook maar beperkte ruimte in een servicewagen om gereedschap en reserveonderdelen mee te nemen. Op basis van een risico-inventarisatie (bij ons een informele inschatting) wordt bepaald wat we meenemen (op de actielijst). Afhankelijk van de locatie en omstandigheden waar de rally zal worden verreden wordt die inschatting gedaan. Bij meerdaagse evenementen moet ook de overnachting (prijs /kwaliteit moet kloppen) en ook het inwendige tijdens het hele evenement voor het gehele team worden geregeld.

De equipe en de monteurs (projectteam)

Periodiek wordt met elkaar afgestemd (teamoverleg) wat de voortgang is en of er eventuele issues zijn met een nodigzaak tot ingrijpen (management by exception). Het streven (tijdsplanning) is om minimaal 2 weken voor de rally alles klaar te hebben. Er vindt dan een zogenaamde ‘freeze’ plaats. Helaas wil het nog wel eens voorkomen dat zaken toch onverwacht uitlopen of tijdens het testrijden stukgaan. In overleg met elkaar wordt dan terplekken besloten wat wel en niet haalbaar is. Eenieder wil dat we op een veilige manier aan de rally beginnen (kwaliteit). Soms houdt dat in dat we naast ons reguliere werk een paar avonden moeten doorhalen om alles alsnog voor elkaar te krijgen. Voor de meerdaagse rally’s houden we een extra team meeting. Alles wordt dan nog een keer doorgesproken met als resultaat een Go/ No-Go beslissing.

Go go go

We gaan van start! Ondanks alle goede voorbereidingen kan er tijdens het rijden van een rally (implementatie) ook van alles fout gaan. De rijder maakt een stuurfout, de navigator geeft een verkeerde aanwijzing of er gaat simpelweg iets stuk aan de auto. Dan bekijken we als gehele team hoe we dit kunnen oplossen. Out of the box denken wil dan soms tot hele creatieve oplossingen komen om alsnog het doel, het veilig uitrijden van de rally, te behalen.

Projectevaluatie

Tijdens de rally wordt ook door het gehele team een lijstje bijgehouden wat beter kan of volgende keer mee moet. Na afloop van een rally zitten we tijdens de eerstvolgende sleutelavond bij elkaar en nemen dit door (lessons learned).

Projectmanager aan het stuur

Natuurlijk wordt niet alles bij het voorbereiden en rijden van een rally zo formeel vastgelegd als tijdens de realisatie van een project voor een opdrachtgever. Wel levert de projectmatige aanpak ons een sterke basis om zaken gestructureerd aan te pakken, zodat de kans op slagen groter wordt en de risico’s tot een minimum worden beperkt. Ook hier geldt dat ieder teamlid een belangrijke radar in het geheel is om de doelstellingen te kunnen halen. Zit er zand tussen de radars en kun je dit er niet snel uithalen, dan wordt het een hele uitdaging om heelhuids de finish te halen.

De projectmatige aanpak zoals in de uitvoering van mijn professionele werkzaamheden, helpt mij enorm bij het uitoefenen van mijn passie; het rally rijden. Het werkt ook de andere kant op. Zo gebruik ik de metafoor van het rally rijden om elementen van projectmanagement uit te leggen of te onderbouwen in de professionele omgeving; we willen heelhuids ons doel bereiken.